Per 30. September 2022 nimmt PostFinance die roten und orangen Einzahlungsscheine (ES/ESR) vom Markt. Betroffen sind alle Marktteilnehmer und Bankkunden in der Schweiz und Liechtenstein. Damit wird die analoge Welt der Rechnungsstellung ins digitale Zeitalter überführt: mit der QR-Rechnung und eBill. Unternehmen, die ihr Rechnungswesen noch nicht umgestellt haben, sind jetzt gefordert.

In diesem Beitrag:

Das Wichtigste in Kürze

  • Ab 1. Oktober 2022 werden die roten und orangen Einzahlungsscheine (ES/ESR) nicht mehr verarbeitet
  • Unternehmen, welche noch mit diesen Einzahlungsscheinen arbeiten, müssen frühzeitig mit der Umstellung beginnen, damit per 30. September 2022 nahtlos Rechnungen versenden werden können
  • Bei einer gleichzeitigen Umstellung auf eBill können die QR-Rechnungen elektronisch direkt ins e-Banking zugestellt werden
  • Kontaktiere jetzt deine Bank, Softwareparter und Service Provider falls dein Unternehmen noch nicht auf QR-Rechnungen umgestellt hat.
  • Falls dein Unternehmen gleichzeitig auf eBill umstellen will, hole jetzt unverbindlich bei uns eine Offerte ein

Fristgerechte Umstellung der Rechnungssteller nötig

Für Rechnungssteller ist es wichtig, jetzt auf die QR-Rechnung bzw. eBill umzustellen. Denn nur bei einer fristgerechten Umstellung der Rechnungssteller bis spätestens zum 30. September können die Zahlungen der Rechnungsempfänger weiterhin ohne Probleme von den Finanzinstituten verarbeitet werden. Zu beachten sind insbesondere auch die Zustelldauer auf dem Postweg und das Zahlungsziel beim letztmaligen Versand von Rechnungen auf Basis der heutigen Einzahlungsscheine.

Ebenfalls zu berücksichtigen ist die fristgerechte Umstellung von Daueraufträgen auf Basis der orangen Einzahlungsscheine (ESR). Hier gilt es seitens der Rechnungssteller, die Rechnungsempfänger auf die erforderliche Anpassung hinzuweisen. Rechnungsempfänger sollten in ihren laufenden Daueraufträgen die Kontoverbindung an die QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz anpassen. Denn Daueraufträge, die auf den ESR basieren, werden nach dem 30. September ebenfalls nicht mehr ausgeführt.

Was haben Unternehmen nun zu tun?

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Umstellung rechtzeitig planen

Für Rechnungssteller mit Hard- und Software-Lösungen besteht Handlungsbedarf – der Zahlungsverkehr und insbesondere die Kreditoren und Debitorenbuchhaltung von Rechnungsstellung mit Hard- und Software-Lösungen müssen rechtzeitig umgestellt werden.

Informationen einholen

Unternehmen, die sich bis heute noch nicht mit der Umstellung befasst haben, wird empfohlen, umgehend ihre Bank und ihren Softwarepartner zu kontaktieren. Diese leisten Unterstützung bei den erforderlichen Planungs- und Umstellungsarbeiten auf die QR-Rechnung. Ist die Infrastruktur erst einmal angepasst, verläuft der ganze Fakturierungs- und Zahlungsprozess deutlich effizienter.
Bei der Umstellung auf eBill kannst du hier unverbindlich eine Offerte einholen.

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Rechnungsversand prüfen

Falls dein Unternehmen die Rechnungen elektronisch mittels EDI versendet oder empfängt, musst du zudem mit deinem Service Provider Kontakt aufnehmen, damit die neuen QR-Rechnungen weiterhin problemlos versendet oder empfangen werden können. Du bist io-market Kunde? Perfekt, dann bist du in besten Händen. Melde dich einfach bei deinem persönlichen Ansprechpartner von io-market, falls du von uns noch nichts gehört hast.

Vorteile der Rechnungsstellung mit QR-Rechnung und eBill:

  • Mehr Effizienz in der Administration, weil der Prozess der Rechnungsstellung und des Zahlungsverkehrs automatisiert wird.
  • Vereinfachter Zahlungsabgleich, weil weniger manueller Aufwand anfällt.
  • Weniger Fehler, weil alle Zahlungsinformationen elektronisch übermittelt werden.
  • Geringerer Arbeitsaufwand, weil die Bestellung vorgedruckter Einzahlungsscheine wegfällt.
  • Weniger oder gar kein Papierverbrauch.
  • Unternehmen haben die Wahl zwischen der QR-Rechnung und eBill – auch eine Kombination beider Lösungen ist möglich – je nach Bedürfnis des Unternehmens und der Kunden.

Unser Tipp:

Falls dein Unternehmen noch auf QR-Rechnungen umstellen muss und der Rechnungsversand und -empfang noch nicht elektronisch erfolgt, empfehlen wir im gleichen Zug eine Umstellung auf EDI und eBill zu prüfen. Fordere jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch an.

So werden die Einzahlungsscheine von der QR-Rechnung abgelöst

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QR-Rechnung im Überblick

Direkte Nachfolgerin der Einzahlungsscheine ist die QR-Rechnung. Sie kann gedruckt oder digital ausgestellt werden und besteht weiterhin aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Der Swiss QR Code in der Mitte des Zahlteils enthält sämtliche Informationen, die auf der Rechnung auch in Textform ersichtlich sind. Rechnungsempfänger können bereits heute die Vorteile der QR-Rechnung nutzen und digital bezahlen. Die Schweizer Finanzinstitute haben ihre Mobile- und E-Banking-Lösungen entsprechend angepasst, damit Rechnungsempfänger ihre QR-Rechnungen bequem einscannen und zahlen können – ganz gleich, ob als Privatperson oder als Unternehmen. Die QR-Rechnung kann auch in den Poststellen verwendet und per Zahlungsauftrag im Couvert an die Bank versandt werden.

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Vorteile für QR-Rechnungssteller:

  • Druck von Rechnungen inkl. Zahlteil und Empfangsschein direkt auf weissem, perforiertem Papier – vorgedruckte Belege werden nicht mehr benötigt.
  • Die QR-Rechnung kann auch papierlos gestellt werden.
  • Einfachere und schnellere Rechnungsstellung in CHF und EUR direkt in der Fakturierungslösung ohne ESR- bzw. BESR-Vereinbarung.
  • Eine bestehende ESR-Referenz kann eins zu eins übernommen und als QR-Referenz weiterverwendet werden, immer in Kombination mit einer QR-IBAN.
  • Weniger oder gar kein Papierverbrauch.
  • Die «Structured Creditor Reference» (SCOR) vereinfacht die Zuordnung einer Zahlung in der Debitorenbuchhaltung mit einer für jede Transaktion einmaligen Identifikationsnummer. Sie kann in Kombination mit der IBAN sowohl in der Schweiz als auch international genutzt werden.
  • Zahlungseingänge werden vollautomatisch verarbeitet.

eBill – die digitale Rechnung für die Schweiz und Liechtenstein

eBill geht deutlich weiter als die QR-Rechnung und ermöglicht bereits heute ein nahtloses digitales Bezahlen in der Schweiz und Liechtenstein: Rechnungssteller senden Rechnungen direkt und sicher ins E-Banking ihrer Kunden. Diese prüfen alle Angaben online und können die Rechnungen per Knopfdruck zur Zahlung freigeben. Rechnungssteller reduzieren ihren Aufwand und profitieren von zuverlässigen Zahlungseingängen und behalten die Kontrolle über den Rechnungsprozess.

Vorteile für eBill-Rechnungssteller:

  • Rechnungsstellung, Versand und Zahlung sind komplett digitalisiert und werden automatisch verarbeitet – Unternehmen sind damit bereits für die Zukunft gerüstet.
  • Reduktion von Papieraufwand im Rechnungswesen auf ein Minimum (Schonung von Ressourcen und Umwelt).
  • Pünktlicher Geldeingang, Zahlungseingänge werden automatisch verarbeitet.
  • eBill entspricht dem heutigen Kundenbedürfnis und erhöht die Kundenzufriedenheit.

Mehr Informationen über eBill findest du hier.

Weitere Informationen

Alles über die Digitalisierung der Rechnungsstellung, über die Implementierung von QR-Rechnung und eBill sowie die Harmonisierung des Zahlungsverkehrs erfährst du auf einfach-zahlen.ch.

contact-person
Curdin Schaffhauser
Key Account Manager

Beratung vereinbaren

”Du hast Fragen zu der Umstellung oder willst mehr über EDI und eBill wissen? Ich berate dich gerne persönlich.”

Quelle: In Zusammenarbeit mit unserem Geschäftspartner SIX, wurden diese Informationen und Abbildungen von SIX und unter www.einfach-zahlen.ch in diesem Beitrag zusammengefasst und mit io-market spezifischen Informationen über EDI und eBill ergänzt.