Die Europäische Union treibt durch ihre jüngsten Verordnungen die Verbreitung von E-Rechnungen kräftig voran. In Deutschland gilt spätestens ab 2020 für viele Rechnungssteller gegenüber der öffentlichen Hand eine Pflicht zur E-Rechnung. Die Italiener gehen sogar noch einen Schritt weiter: Ab Januar 2019 ist die E-Rechnung nicht nur im Austausch mit den Behörden verpflichtend, sondern verbindlich auch für sämtliche B2B-Transaktionen.

Das Gesetz gilt bereits für einige Branchen

Mineralölproduzenten sowie Sub-Zulieferer von öffentlichen Auftraggebern müssen die neuen Regeln bereits befolgen. Für sie trat das neue Gesetz bereits seit dem 1. Juli 2018 in Kraft. Für Unternehmen, die in Italien aktiv sind oder dort Tochterunternehmen betreiben, wird es nun dringend Zeit aktiv zu werden. Rechnungen, die nach dem Stichtag nicht über die vorgegebene Plattform verschickt werden, gelten für die Behörden als nicht gestellt. Für Unternehmen drohen entsprechend harsche Konsequenzen. Wir erklären Ihnen die wichtigsten Änderungen und was Sie jetzt berücksichtigen müssen.

Viele der lokalen italienischen Unternehmen nutzen bereits sein einiger Zeit das Sistema di Interscambio (SdI). Die Schnittstelle ist bereits seit 2015 im Datenaustausch mit den Behörden verpflichtend. Seit letztem Jahr steht das SdI-System auch für den Austausch von Dokumenten zwischen privaten Unternehmen zur Verfügung. Die Annahmequote ist mit rund 100.000 Rechnungen landweit im ersten Jahr jedoch eher verhalten. Italien ist damit europaweit Vorreiter und hofft über das System den Steuerbetrug einzudämmen. Aus diesem Grund setzen auch viele Länder ausserhalb der EU auf ein vergleichbares, sogenanntes Clearence-Modell. Das ist insbesondere aus dem südamerikanischen und türkischen Raum bekannt. Die Rechnungen können so mit den Umsatzsteuerdaten bei den Behörden abgeglichen werden.

Italien setzt auf eigenen Standard

Die E-Rechnungen müssen im XML-Format übertragen werden. Italien setzt dabei auf eine eigene Version der europäischen CEN-Norm mit dem Namen „FatturaPA xml“. In Zukunft sollen auch die offiziell von der EU definierten Standards erlaubt sein, derzeit gibt es diesbezüglich jedoch wenig Praxiserfahrung. So wird erst mit Fristablauf im neuen Jahr klar, welche Standards die Italiener akzeptieren.

Das neue Gesetz schreibt auch eine rechtssichere Archivierung der Rechnungen über mindestens 10 Jahre vor – ähnlich wie etwa in Deutschland. Allerdings müssen sämtliche Rechnungen digital archiviert und spätestens drei Monate nach Abschluss den Steuerbehörden vorgelegt werden. Der Anspruch an den technischen Standard ist dabei vergleichsweise hoch. Die archivierten Rechnungen müssen zunächst gruppiert und anschliessend mit einer qualifiziert elektronischen Signatur und einem Zeitstempel versehen werden. In Italien müssen sämtliche Archivierungslösungen die vom Staat vorgeschriebene AgID-Zertifizierung unterstützen. Diese Zertifizierung erhalten Anbieter, die alle technischen Anforderungen an eine sichere Archivierung erfüllen. Die Dokumente müssen dabei digital signiert werden, sodass nachträgliche Veränderungen ausgeschlossen werden können.

Die jüngste Änderung im B2B-Bereich bringt jedoch auch einige Erleichterungen mit sich. Zum einen profitieren Unternehmen generell von dem Einsatz einer digitalen Rechnung. Die Effizienz steigt und Unternehmen können erheblich weniger Zeit auf die Rechnungsstellung aufwenden. Darüber hinaus können Unternehmen in Italien in Zukunft der Mehrwertsteuervoranmeldung automatisch über die Schnittstelle erledigen. Bislang mussten alle umsatzsteuerrelevanten Rechnungen über das sogenannte Spesomentro an die Agentur für Einnahmen geschickt werden. Die italienische Regierung wollte mit diesem System ebenfalls Steuerhinterziehung vorbeugen. Die Regierung hat dabei allerdings mit Spesomentro, nach Aussage vieler Unternehmer, ein bürokratisches Monster geschaffen.

Weboberfläche für kleine Unternehmen

Kleine Unternehmen haben die Option Rechnungen über eine kostenfreie Webplattform zu verschicken. Hier entfällt wiederum der grösste Vorteil von E-Rechnungen: Die Effizienzsteigerung und enorme Zeitersparnis. Mitarbeiter müssen die Rechnungen selbst auf die Plattform hochladen und in einem entsprechenden Format bereitstellen. Grössere Unternehmen profitieren von einer direkten Anbindung an das ERP-System, sodass sämtliche Daten automatisch verarbeitet werden können.

Die Europäische Union hat Italien im April eine Ausnahmegenehmigung bis 2021 erteilt, die E-Rechnung auch im B2B-Bereich verpflichtend vorzuschreiben. Die EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie setzt die Zustimmung des Empfängers zum Erhalt elektronischer Rechnungen voraus, das Gesetz in Italien würde ohne dieser Ausnahme der EU-Richtlinie widersprechen. Die Ausnahme kann nach Ablauf erneut verlängert werden.

Ziel: Steuerhinterziehung bekämpfen

Ziel der verpflichtenden E-Rechnung in Italien ist es, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Steuerhinterziehung weiter einzudämmen. Sämtliche Rechnungen sind so innerhalb kürzester Zeit für die Steuerbehörden verfügbar und überprüfbar. Im Gegensatz zu den papierhaften Rechnungen lassen sich die Daten aus den elektronischen Rechnungen besser analysieren und auswerten.

Bei Fragen zur Umsetzung oder Einführung der verpflichtenden E-Rechnung in Italien sprechen Sie unser Team gerne direkt an.