Die Funktion des Contract Managements liegt in der Verwaltung und Optimierung der Vertragsbeziehungen von Unternehmen oder Organisationen. Mittels gut funktionierender Vertragsverwaltung finden Mitarbeiter benötigte Informationen zu Verträgen schnell und unkompliziert. Das wiederum hilft ihnen dabei, gezielte Entscheidungen zu treffen, die Risiken minimieren, dabei aber wirtschaftlich sinnvoll sind. Näheres zum bewährten Contract Management erfahren Sie in unserem heutigen Blogbeitrag.

Was ist Contract Management?

Contract Management steht im Deutschen für Vertragsmanagement und umfasst die Betreuung sämtlicher vertraglicher Verhandlungen zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern sowie den Einbau von Verträgen und die Vornahme von Änderungen an Verträgen aufgrund von technischen, personellen, finanziellen oder terminlichen Gründen.

Viele verwechseln das Contract Management, also das Vertragsmanagement gerne mit der sogenannten Vertragsverwaltung. Hierbei handelt es sich allerdings lediglich um die reine und geordnete Ablage von zuvor geschlossenen Verträgen. Demnach stellt die Vertragsverwaltung zwar die Basis des geordneten Contract Managements dar, deckt jedoch nur einen geringen Bruchteil des eigentlichen Contract Managements ab.

Das Contract Management unterscheidet sich von der einfachen Vertragsverwaltung in erster Linie dadurch, dass es Vertragsdaten für die aktive Überwachung und die Geschäftsprozessbeeinflussung nutzbar macht. Zudem bietet es zugleich auch noch jede Menge Unterstützung in vielerlei Bereichen. In kleinen Unternehmen ohne echtes Contract Management wird dies oftmals ausschliesslich mithilfe von Excel-Auswertungen durchgeführt, doch umfangreiche Analysen sind damit nur selten möglich.

Welche Aufgaben gehören zum Contract Management?

Damit Verträge und deren zugehörigen Dokumente sowie Akten optimal gemanagt werden können, reicht es nicht aus, nur die reine Vertragsablage zu optimieren. Im Optimalfall werden Unternehmen hier durch ein Contract Management System bei sämtlichen Prozessen während des gesamten Vertragslebenszyklus unterstützt. Das beginnt bereits bei der Digitalisierung sowie Erstellung von Dokumenten, geht über die Nutzung und Steuerung von Verträgen sowie Dokumenten und endet mit der DSGVO-konformen Aufbewahrung/ Archivierung bzw. Vernichtung.

Software für das Contract Management

Können Sie als Verantwortlicher sagen, wo welche Verträge, Akten und Dokumente in Ihrem Unternehmen aufbewahrt bzw. abgelegt sind? Welche davon überhaupt noch gültig oder bereits veraltet sind? Diese und viele weitere wichtige Fragen lassen sind oftmals nur schwer beantworten und erfordern einen hohen administrativen Aufwand. Schliesslich liegen die Informationen hierzu häufig in vielen verschiedenen Abteilungen, Ordnern, Datenbanken und Co. Mittels einem geordnetem Vertragsmanagement auf Basis einer guten Contract Management Software werden das Unternehmen sowie alle dazugehörigen Fachbereiche in die Lage versetzt, aktiv zu agieren, statt lediglich zu reagieren. Sobald alle Verträge, Dokumente und relevanten Informationen in einer Contract Management Software revisionssicher abgelegt sind, können alle Mitarbeiter darauf zurückgreifen und das vollkommen ohne jegliche zeitliche Verzögerung.

Vorteile eines Contract Managements

Eine Contract Management Software steigert nachhaltig die Effizienz in Ihrer Unternehmung. Das sind Ihre Vorteile:

  • Saubere und vollständige Ablage von Verträgen
  • Festlegen von Zugriffen auf die entsprechenden Verträge (Wer darf was sehen und machen?)
  • Einfaches und schnelles auffinden von Verträgen
  • Erinnerungsfunktion, um keine Kündigungs- und Vertragserneuerungstermine zu verpassen
  • Versionierung und Nachvollziehbarkeit von Verträgen
contact-person
Iris John
Key Account Manager

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