Die öffentliche Hand ist einer der grössten Auftraggeber in Deutschland. Schätzungen zufolge unterhalten rund 50% der Unternehmen Geschäftsbeziehung zu mindestens einer öffentlichen Einrichtung. Aus diesem Grund betrifft das E-Rechnungsgesetz auch nicht nur die öffentliche Verwaltung, sondern wirkt sich ab November 2018 auch auf viele Unternehmen aus. Wir erklären Ihnen schon jetzt, worum es geht und worauf Sie achten sollten.

Der Ursprung des E-Rechnungsgesetzes geht zurück auf einen Beschluss der Europäischen Union in 2014. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber innerhalb der Europäischen Union zukünftig zur Annahme von elektronischen Rechnungen. Diese Richtlinie muss von den einzelnen Mitgliedsstaaten in nationales Recht umgesetzt werden. Die Frist ist wie so häufig bei Gesetzen von der EU sehr üppig bemessen, läuft nun aber langsam ab. In Deutschland ist das E-Rechnungsgesetz bereits am 1.12.2016 beschlossen worden, sowie die darauf aufbauende E-Rechnungsverordnung im September 2017.

Die europäische Richtlinie soll die papierlose Verwaltung voranbringen, die Effizienz in den Behörden erhöhen und nicht zuletzt die Umwelt schützen. Die Richtlinie der Europäischen Union verpflichtet allerdings nur die öffentlichen Einrichtungen zur Akzeptanz einer elektronischen Rechnung. Sie überlässt es den nationalen Regierungen diese auch für die Rechnungssteller (Unternehmen) verpflichtend festzulegen. Die grosse Koalition in Deutschland hat sich jedoch genau dazu entschieden. Elektronische Rechnungen werden schon bald für Lieferanten von Bundesbehörden Pflicht.

Der Traum vom papierlosen Büro

Das Gesetz ist deshalb so dringend, da bislang noch rund 80% der Rechnungen nicht in einem maschinenlesbaren Format verschickt werden. Viele Unternehmen haben also in den kommenden Monaten Nachholbedarf. Die Vorteile einer elektronischen Rechnung sind allerdings aus Unternehmenssicht sehr interessant. Der digitale Versand reduziert die Kosten aus dem Beschaffungsprozess, erhöht die Transparenz für Mitarbeiter sowie Entscheider und reduziert Bearbeitungszeiten von Rechnungen erheblich.   

E-Rechnungen werden definiert als Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format, die digital ausgestellt, übermittelt und empfangen werden können. Das erleichtert die automatische Bearbeitung und Integration in bestehende Warenwirtschafts- und Buchhaltungssysteme. Ausschlaggebend ist das Wort “strukturierte” Daten.

Viele Unternehmen sehen nämlich auch ihre per E-Mail verschickte Rechnung als digital an. Im weitesten Sinne stimmt das zwar, allerdings genügt eine Rechnung im PDF-Format nicht im Sinne der neuen Gesetze. Ein PDF-Dokument ist vergleichbar mit einem Bild. Menschen können die Werte wie Preis, Datum, und Menge schnell erkennen, für eine Maschine gilt das jedoch nicht. Computer wissen mit reinen PDF-Rechnungen wenig anzufangen. Somit ist auch eine automatische und elektronische Verarbeitung nicht möglich.

Einheitlichen Standard schaffen

Was ist also gemeint, wenn man von einer digitalen Rechnung spricht? In der Praxis gibt es zahlreiche Formate für den Dokumentenaustausch. Die Richtlinie hat sich daher nicht auf ein konkretes Format festgelegt, sondern diese Aufgabe an die europäische Normierungskommission CEN (das Pendant zum deutschen DIN-Institut) übertragen. Sie soll ein semantisches Datenmodell für die wichtigsten Elemente (Preis, Datum, Menge usw.) einer elektronischen Rechnung erarbeiten.

Die CEN-Kommission hat inzwischen auch zwei Syntaxen veröffentlicht, die für die elektronische Rechnungsstellung in der Kommunikation mit Behörden akzeptiert sind. Die Behörden werden zukünftig sowohl den UN/CEFACT Cross Industry Invoice XML Standard als auch den UBL-Standard (Universal Business Language) akzeptieren müssen.

In Deutschland heisst der Standard konkret XRechnung. Unternehmen sind hierzulande jedoch nicht an XRechnung gebunden, solange sie sich an die von CEN festgelegte Syntax halten. Wichtiger sind folglich die Bestandteile der Rechnung. In einem elektronischen Format enthalten sein müssen folgende Angaben:

  • Zahlungsbedingungen
  • Bankverbindungsdaten
  • E-Mail-Adresse / DE-Mail des Rechnungsstellers
  • Identifikationsnummer
  • Lieferanten- und Bestellnummer (sofern bekannt)

Zur Übermittlung der elektronischen Rechnungen an die öffentlichen Vergabestellen soll zeitnah ein Verwaltungsportal eingerichtet werden. Zur Verifizierung der Echtheit des Absenders ist es daher notwendig, sich auf dem Portal mit einem Benutzerkonto zu registrieren. E-Rechnungen können dort auf unterschiedliche Art eingebracht werden:

  • Online-Formular: Direkte Eingabe der Rechnungsdaten. Umständlich bei vielen Rechnungen, aber geeignet für sehr kleine Unternehmen.
  • Dateienupload: Elektronische Rechnungen können direkt hochgeladen werden.
  • DE-Mail/E-Mail: Sofern eine verschlüsselte Verbindung möglich ist.

Für viele Unternehmen wird es allerdings einfacher sein, eine eigene Lösung einzurichten. Diese wird selbstverständlich auch von den europäischen Vergabestellen berücksichtigt und gehört bei vielen KMUs bereits zum Standard. Firmen können so über das eigene Portal nicht nur elektronische Rechnungen an öffentliche Einrichtungen verschicken, sondern auch im B2B Bereich. Die Einführung der neuen E-Gesetze ist also ein geeigneter Zeitpunkt, um die Rechnungslegung zu digitalisieren. Die Vorteile für Unternehmen sind enorm. Studien gehen von einer Kostenreduktion von bis zu 70% im Beschaffungsprozess aus. Die E-Rechnung verspricht eine der am leichtesten zu hebenden Effizienzen im Unternehmen.

Einführung in Deutschland

Die Umsetzung und Anwendung der EU-Richtlinie erfolgt in Deutschland in mehreren Schritten. Für die obersten Bundesbehörden (bspw. das Bundeskanzleramt und die Ministerien des Bundes) endet die Frist zur Umsetzung bereits in wenigen Monaten, am 27.11.2018. Die Richtlinie erlaubt es den Mitgliedstaaten die Frist für viele weitere Einrichtungen, wie subzentrale öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber, um ein Jahr zu verschieben. Für sie tritt die Verpflichtung damit erst am 27.11.2019 in Kraft. In diesen ersten beiden Schritten geht es allerdings nur um die verpflichtende Akzeptanz der Behörden. Noch ein Jahr später, ab dem 27.11.2020 werden dann auch die Rechnungssteller (Lieferanten) des Bundes zu einer elektronischen Rechnung verpflichtet. Lieferanten können ab diesem Zeitpunkt nicht mehr wie gewohnt mit einer PDF-Rechnung oder über die Post verschickten Rechnungen zahlen.

Zwar gibt es Ausnahmen von dieser Regel, doch diese sind minimal: Hauptsächlich Direktaufträge (bis zu einem Auftragswert von EUR 1’000.00) sind nach 2020 noch von der Verpflichtung ausgenommen. Darüber hinaus sind Verteidigungs- und sicherheitsspezifische Aufträge mit geheimen Rechnungsdaten sowie Beschaffungen im Ausland von der neuen Regelung ausgenommen.