Unternehmen, die heutzutage ihre Beschaffungsprozesse optimieren wollen, setzen mehrheitlich auf moderne E-Procurement-Lösungen, die ein schnelles und kosteneffizientes Beschaffungsmanagement garantieren. Hauptgrund dafür, das sich immer mehr Unternehmen dazu entscheiden ist, dass die Digitalisierung weltweit die Margen drückt, was insbesondere der Mittelstand zu spüren bekommt. Um mit der Dynamik der Märkte mithalten zu können ist es besonders wichtig, die Beschaffung schlank und effizient zu strukturieren. Die Beschaffung hat im Unternehmen oftmals erhebliche Ansatzpunkte zur Kostenreduktion und Effizienzsteigerung.

Moderne Softwarelösungen und digitale Schnittstellen wie EDI ermöglichen besonders schlanke Prozesse zur Bestellung und Beschaffung von Materialien, für Verhandlungen mit Lieferanten sowie zur Überwachung der Lieferkette bis hin zur Einhaltung aller Vertragsbestandteile. Sie können alle ihre Vertragspartner, von Lieferanten bis zu Abnehmern, digital einbinden. Dies hat große Auswirkung auf nachgelagerte Prozesse in der Supply-Chain und daher sind Einsparungen bei der Beschaffung sowie daraus resultierenden Hebelwirkungen auf alle vertikal nachgelagerten Prozesse besonders wichtig.

Part 1: Digitale Dokumente – Schluss mit den Papierbergen

Seit Jahren ist die Digitalisierung in aller Munde – doch wie digital ist ihr Unternehmen wirklich? Die gesamte Lieferkette von der Beschaffung bis hin zur Rechnungsstellung und dem Vertragsmanagement können digitalisiert werden. Wir bieten mit io-market seit Jahren führende und innovative Lösungen in dem Bereich an. Viele Unternehmen haben bereits begonnen, ihre Geschäftsprozesse in die digitale Welt zu verlagern, doch dies sind leider oftmals nur einzelne Abläufe, an Stelle von gesamten Prozessen. Das überrascht umso mehr, da wir täglich beobachten können, wie unsere Kunden die Lösungen erfolgreich umsetzen und hohe Einsparungen erzielen.

Lücken in den vorhandenen Datenströmen verhindern oftmals eine konsequente Digitalisierung und dadurch bedingt, eine Kosteneinsparung und schlankere Strukturen.

Dabei kann beispielsweise die Automatisierung des Freigabeprozesses von Bestellungen erwiesen bis zu 12 Prozent der gesamten Kosten des Beschaffungsmanagements einsparen.* Anstatt ein Stück Papier physisch an eine andere Abteilung weiterzureichen und mit Listen den Autorisierungsprozess zu verfolgen, kann das Dokument zentral in elektronischer Form bereitgestellt werden und alle Entscheidungsträger erhalten Zugang dazu. Dies spart Zeit und verringert die Fehleranfälligkeit. Um abzusichern, dass die Dokumente langfristig und unveränderlich verfügbar sind und auch bleiben, bieten innovative Blockchain Lösungen zusätzlich entsprechende Absicherung.

Part 2: Die Elektronische Auftragsverwaltung

Ein digitales System ermöglicht es, den Status von Bestellungen einfach zu überwachen und zu tracken. Entscheidungsträger können selbst auf Geschäftsreisen von unterwegs Prozesse analysieren und ggf. Freigaben erteilen. Zwar ist dies theoretisch schon heute möglich, beispielsweise über eMail und Telefon, es erfordert allerdings manuelle Abstimmung und führt zu weiteren Brüchen innerhalb der Datenströme im Unternehmen und macht Entscheidungswege zu späteren Zeitpunkten nicht mehr nachvollziehbar. Ein digitales System überwindet diese Brüche und stellt allen Abteilungen, wenn gewollt, die gleichen Daten zur Verfügung.

Eine effiziente Möglichkeit, Technologie zur Verbesserung des Beschaffungsprozesses einzusetzen, ist die Integration eines Vertragsmanagementsystems: Unternehmen arbeiten in der Regel mit Hunderten von Anbietern pro Jahr zusammen. Die Erstellung von Verträgen ist zeitaufwändig, durch den Einsatz eines Vertragsmanagementsystems kann jedoch die gesamte Aufgabe der Verwaltung von Verträgen erleichtert werden, wenn ein neuer Lieferant eingebunden wird, indem abgeglichen wird, welche Fragmente aus anderen Verträgen zu den neuen Vertragsinhalten passen. Außerdem können Verträge in der Beschaffung verlinkt und wichtige Parameter während dem Bestellprozess abgefragt werden.

Daneben verfügen moderne Systeme heutzutage über eine sogenannte Matching Funktion: ganz bequem und in Echtzeit wird automatisiert festgestellt, ob erhaltene Rechnungen mit vorhandenen Bestellungen übereinstimmen. Ist das der Fall, wird der Prozess anschließend vollkommen automatisch abgeschlossen und keine menschliche Arbeit muss in die Koordination oder die Freigabe investiert werden. Der automatische Abgleich im Beschaffungsprozess gibt der Buchhaltung und dem Einkauf außerdem vollkommene Sicherheit, dass eine Bestellung abgeschlossen ist und dass die Ware termingerecht erhalten wurde.

Part 3: Zusammenarbeit in der gesamten Organisation

Eine moderne Beschaffungslösung lässt sich teilweise in bestehende Systeme integrieren und ermöglicht ein gesamtheitliches Bild im Unternehmen. Prozesse können aber auch abteilungsübergreifend erfasst, verknüpft und digitalisiert werden. So können weitere Kosteneinsparungen erreicht und dadurch die Effizienz im gesamten Unternehmen weiter erhöht werden. Je mehr Interessengruppen direkt auf einer Plattformen eingebunden sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass eine Organisation einen maximal effizienten Prozess entwickeln kann und letztlich den Schritt zu einem vollständig digitalen Unternehmen schafft.

Wir wissen: Es erfordert erheblichen Aufwand, Prozessstrukturen abteilungsübergreifend zu modernisieren und den Weg in die Digitalisierung zu wagen. Veränderungen sind für Unternehmen immer schwer.  Nur wenn Digitalisierung mit höchster Priorität ganzheitlich integriert und im Unternehmen gelebt wird, können optimale Strukturen zur Zufriedenheit aller Abteilungen geschaffen werden. Bei konsequenter Implementation kann es so jede Organisation schaffen, einen direkten positiven Einfluss auf das Endergebnis zu erreichen. io-market unterstützt Sie bei der Umsetzung und Realisierung.

* Quelle: https://www.bain.com/insights/unearthing-hidden-treasure-of-procurement/