Die eRechnung erleichtert Prozesse im Unternehmen und bringt viele Vorteile. Dennoch verzichten immer noch viele Firmen auf die zahlreichen Vorzüge. Neue Gesetze verlangen nun eine Umstellung. Aufgrund einer neuen EU-Richtlinie 2014/55/EU müssen alle Unternehmen, die mit Bundesbehörden handeln, künftig die Rechnungen elektronisch übermitteln. Die Frist dafür läuft im November aus, daher gilt es nun zu handeln. Für Unternehmen stellen sich angesichts der baldigen Deadline in diesem Jahr zahlreiche Fragen. io-market erklärt die notwendigen Änderungen und wie Firmen bis zum 27. November 2020 entsprechende Prozesse erfolgreich und sogar effizienzsteigernd implementieren können.

Was Lieferanten von Bundesbehörden und öffentliche Auftraggeber nun tun müssen

Unternehmen, die Rechnungen an Bundesbehörden stellen, müssen bis November 2020 die technische Umsetzung für das digitale E-Invoicing abgeschlossen haben. Mit Blick auf die teilweise anspruchsvollen technischen Hürden und notwendige Mitarbeiter, ist es oftmals sinnvoll auf einen erfahrenen Digitalisierungspartner zu setzen. io-market, als Provider für eRechnungen, (also das E-Invoicing) sorgt dafür, dass Sie sich nicht um unterschiedliche Dateiformate, Formatierungen und Schnittstellen kümmern müssen. Sie können somit ganz ohne zusätzliche Mitarbeiter von den Vorteilen der digitalen eRechnung profitieren. Abgesehen von den rechtlichen Vorgaben im Bereich B2G profitieren Sie damit von einem schnelleren, kostengünstigeren, umweltschonenderen und transparenteren Rechnungsversand.

Welche Formate werden akzeptiert?

Öffentliche Auftraggeber müssen alle von der EU benannten Syntaxen entgegennehmen und verarbeiten können. Das Europäische Komitee für Normung, das CEN (Comité Européen de Normalisation), hat eine Liste der erlaubten und akzeptierten Formate (sogenannte Syntaxe) erarbeitet. Dies ist alles andere als trivial, da die Attribute einer Rechnung in allen Mitgliedsstaaten leicht unterschiedlich ausfallen.

Zu den Standardformaten in Deutschland gehört das hybride Rechnungsformat ZUGFeRD, das aus einem PDF-Dokument (a3-b) besteht in das eine XML-Datei (strukturierte computerlesbare Datei) eingebettet wird. Das ZUGFeRD-Format liegt aktuell bereits in der Version 2.1 vor und wird laufend weiterentwickelt. Daneben wird in Deutschland noch das XRechnungs-Format akzeptiert.

Muss ab November jedes Unternehmen E-Rechnungen senden/empfangen können?

Im Gegensatz zu einigen anderen europäischen Ländern gibt es in Deutschland, der Schweiz und Österreich derzeit keine Absicht, die eRechnung verpflichtend einzuführen. Die EU-Richtlinie beschränkt sich auf die verpflichtende Vorgabe des E-Invoicing im Bereich B2G, also öffentliche Auftraggeber im sogenannten oberschwelligen Vergabebereich. Es gibt also auch im Bereich B2G eine geringe Grenze von 1.000 Euro, unter der kein E-Invoicing notwendig wird. Dies soll Kleinstaufträge schützen, bspw. der Kauf von Kugelschreibern. Im Umkehrschluss heisst das aber für öffentliche Aufträge mit Beteiligung einer Bundesbehörde, dass ab einem Auftragswert von 1.000 € eine elektronische Rechnung verpflichtend gesendet werden muss.

Auch wenn nicht per se alle Unternehmen zum E-Invoicing verpflichtet sind per Gesetz, ist es wirtschaftlich und ökologisch für fast alle Unternehmen vorteilhaft, E-Invoicing einzuführen. Dies war in Deutschland lange nicht gefordert, erklärt Mirjana Stanišić-Petrović, wissenschaftliche Mitarbeiterin am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO): “Wir haben in Deutschland die Situation, dass bisher immer Papierrechnungen akzeptiert wurden. Der Gesetzgeber war also bislang kein Innovationstreiber für eine Digitalisierung des Rechnungswesens. Hinzu kommt immer noch die Problematik, dass Unternehmen mit sehr vielen Geschäftspartnern zusammenarbeiten und Rechnungen austauschen.

Daher müssen Prozesse nicht nur innerhalb einer Organisation, sondern auch über Unternehmensgrenzen hinaus, geschaffen werden.“ Die io-market liefert die entsprechenden Lösungen bereits seit 20 Jahren erfolgreich auf den Markt an.

Durch den elektronischen Rechnungsaustausch können Sie bestehende papierhafte Prozesse digitalisieren und somit Medienbrüche vermeiden. Ein entsprechendes Return on Investment stellt sich in der Regel bereits kurz nach der Umstellung dank optimierter Prozesse ein. Gemäss dem Fachmagazin “Heise” sollen die Einsparungen durch die Umstellung auf E-Rechnung in Deutschland alleine bei 6,5 Milliarden Euro liegen. Dabei entfällt nur ein vergleichsweise geringer Teil von einer halben Milliarde Euro auf das Behördenumfeld, der grösste Teil der Einsparungen entfällt auf die Unternehmen, die ihre Prozesskosten reduzieren können.

Wie kann ich E-Rechnungen (E-Invoicing) im Unternehmen umsetzen?

Die Umsetzung der eRechnung ermöglicht eine Digitalisierung und Optimierung bestehender Unternehmensprozesse. Der digitale Rechnungseingang ermöglicht einen teilweise automatisierten und vollständig papierlosen Rechnungsworkflow. Sie können Freigabeprozesse und einen automatischen Abgleich über intuitive Software umsetzen. Kontaktieren Sie unsere Experten bei io-market für mehr Informationen zur konkreten Umsetzung und Einführung. Alle unsere Lösungen basieren auf einer innovativen und sicheren Cloud-Plattform. Für unsere Kunden heisst das: Flexibler Zugang unabhängig von der IT sowie eine komfortable und schnelle Einrichtung in Ihrem Unternehmen.

Welche Software brauche ich für E-Rechnungen (E-Invoicing) an öffentliche Behörden?

Eine neue Software, insbesondere in der Buchhaltung (bspw. ERP-Systeme), ist nicht notwendig. Meistens kann über die Schnittstelle der bestehende Software E-Invoicing einfach implementiert werden. Wir von io-market setzen darüber hinaus generell auf einfach zu bedienende Cloud-Lösungen, die unabhängig von der verwendeten Software über jeden Browser benutzt werden können. Dies hat den Vorteil, dass Sie ihre gewohnten Prozesse digital von überall aus der Welt erledigen können. Das kann remote aus dem Homeoffice oder auf der Geschäftsreise sein. Wichtig ist, dass Sie flexibel bleiben.

Fristen

Die obersten Bundesbehörden müssen bereits seit November 2018 technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und auch zu verarbeiten. Alle anderen öffentlichen Auftraggeber des Bundes (die nicht die obersten Bundesbehörden sind) müssen immerhin schon seit November 2019 technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und auch zu verarbeiten.

Die Behörden müssen allerdings bislang nur in der Lage sein, die eRechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Es besteht für Unternehmen bislang jedoch keine Pflicht Rechnungen digital als E-Invoice zu übermitteln. Dies folgt nun in einem letzten Schritt der Umsetzung der EU-Richtlinie bis November 2020.

Wie lange dauert die Umsetzung

Die gesamte Umsetzung von der ersten Anfrage bis zur Einführung kann erfahrungsgemäss einige Wochen bis Monate dauern. Dies liegt insbesondere an Rückfragen seitens der Kunden und ist eine übliche Vorgehensweise und Umsetzungszeit. Es ist daher wichtig, dass Sie bereits jetzt mit io-market kontakt aufnehmen, um die Frist im November nicht zu verpassen. Sprechen Sie unsere Experten und erhalten Sie noch heute weitere Informationen.

Alle Rechnungssteller werden gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes (abgesehen von wenigen Ausnahmen, siehe oben) ab dem 27.11.2020 zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Wenn Sie also mit öffentlichen Auftraggebern im Geschäft sind, sollten sie zeitnahe mit der Einführung von eRechnungen (bzw. E-Invoice) beginnen. Sprechen Sie mit unseren Mitarbeitern über die optimale Lösung für Ihr Unternehmen.