Wie steht es um die Adaption der E-Rechnung bei den Behörden?

Das neue Standardformat für elektronische Rechnungen in Deutschland wird die XRechnung. Diese muss schon bald von allen Behörden und staatlichen Vergabestellen als E-Rechnung unterstützt werden. Doch wie läuft die Transformation zur E-Rechnung eigentlich ab und wie weit sind Rechnungssteller, Provider und Behörden? io-market hat zusammen mit dem Verband elektronische Rechnung (VeR) und weiteren Partnern in den letzten Monaten den neuen Standard XRechnung in einem Planspiel intensiv auf Mängel, Verbesserungen und Nutzerfreundlichkeit getestet. Die Ergebnisse sind jetzt veröffentlicht.

Ziel des Planspiels war es, die XRechnung noch vor der weiteren Verbreitung intensiv zu testen und sich mit allen beteiligten Akteuren auszutauschen. Nur so kann sichergestellt werden, dass es bei einer bevorstehenden Adaption nicht zu grösseren Schwierigkeiten kommt. io-market wirkte als einer von sechs Providern bei dem Planspiel mit und konnte den neuen Standard auf Herz und Nieren testen. In dem Planspiel haben wir zahlreiche Rechnungen aus mehreren Dutzend Branchen analysiert und auf die individuellen Eigenschaften hin begutachtet.

Nur so können wir sicherstellen, dass die Pflicht zum elektronischen Rechnungsempfang in den deutschen Verwaltungen für alle Beteiligten von Anfang an zum kostensparenden und effizienzsteigernden Erfolg wird, den sich die Parlamente erhoffen. In dem Planspiel wurden unterschiedliche Sachverhalte praxisnah simuliert, damit ein wirklich umfassendes Bild über den Stand und die Möglichkeiten der XRechnung deutlich wird. Dazu wurden echte Geschäftsprozesse dupliziert oder nachgestellt und unterschiedliche Szenarien beachtet, um die Heterogenität bestehender Rechnungstypologien Rechnung zu tragen.

Was genau ist die XRechnung?

Die XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei, die sämtliche Informationen kodiert speichert. Es handelt sich also nicht wie klassische Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen, um eine von Menschen lesbare Datei. Der Computer kann nämlich nur strukturierte Dateien problemlos “verstehen” und verarbeiten. Ein Format, das den Anforderungen der Computer entspricht, kann entsprechend besser verarbeitet werden und erhöht die Effizienz im Unternehmen. Im Gegensatz zu ZUGFeRD liegt die XRechnung als reine XML-Datei vor, es gibt also keine für den Menschen lesbare Bilddatei mehr.

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KOSIT) der Bundesregierung spricht jedoch seit längerem von einem “Viewer”, der auch XRechnungen für Menschen lesbar machen soll. Noch ist ein Viewer jedoch nicht veröffentlicht. Ein solcher Viewer würde insbesondere kleinen Unternehmen und Privatperson helfen die E-Rechnungen zu kontrollieren und somit auch die Verbreitung und Akzeptanz des XRechnungsstandards erhöhen.

XRechnung – Diese Punkte wurden geprüft

Im Vordergrund des über ein Jahr lang durchgeführten Planspiels standen zentrale Fragen rund um die Abwicklung der XRechnung. Insbesondere ging es um:

Vollständigkeit

Ist es dem Rechnungssteller möglich, sämtliche (notwendigen) Angaben vom Papier in die E-Rechnung zu übertragen. Bei papierhaften Rechnungen (das gleiche gilt für PDF-Rechnungen) waren die Rechnungssteller bislang weitestgehend frei, wie sie die Informationen anfordern. Zeiteinsätze können zum Beispiel seperat in einem Feld ausgewiesen werden oder als Teil der Arbeitsbeschreibung. Auf einem papierhaften Dokument ist es unerheblich. In der E-Rechnung hingegen kann der Computer die Dauer jedoch nur als solche
erkennen und erfassen, wenn sie separat in einem Feld ausgewiesen wird. Daher muss sichergestellt werden, dass sämtliche bisher notwendigen Informationen in dem Standard XRechnung vorhanden sind, damit diese an den Rechnungsempfänger übermittelt werden können.

Semantik

Neben der Vollständigkeit ist auch die Einhaltung der Semantik unerlässlich. Die rechnungsverarbeitenden Programme erkennen die Werte wie Preis, Menge und Rechnungsnummern nur, wenn diese an der definierten Stelle stehen. Die Rechnungssender müssen sich daher exakt an die vorgegebene Semantik halten.

Technik

Der Standard XRechnung und allgemein die Pflicht zur E-Rechnung sind neu. Wie sieht es technisch bei den Rechnungssendern und Rechnungsempfängern aus? Viele ERP-Systeme müssen noch angepasst werden. Kleine Unternehmen werden vermutlich auf eine Cloud-Lösung bei der Übermittlung von Rechnungen zurückgreifen. Funktionieren diese? Sind also alle Beteiligten in der Lage, die strukturierten Daten akkurat in ihrem System zu verarbeiten oder wo liegen die Schwachstellen.

Vertraulichkeit

Kann immer sichergestellt werden, dass die Rechnungen geschützt übermittelt werden und welcher Kanal eignet sich dafür am besten?

 

Timline: Für Behörden bald Pflicht - die E-Rechnung

Was müssen Unternehmen für die XRechnung ändern?

Die Übertragung von Musterrechnungen auf das XRechnungs-Format hat zunächst einmal ergeben, dass sehr viele der bestehenden Rechnungen seitens der Lieferanten überarbeitet werden müssen. Das ist notwendig, damit diese den neuen Anforderungen der europäischen und nationalen Standards entsprechen und sämtliche Felder wie gefordert abdecken.

Eine Änderung bei den Rechnungsstellern ist dabei jedoch immer mit hohem Aufwand verbunden, da die ERP-Software oder das Warenwirtschaftssystem angepasst werden muss. Diese Umstellungen sind aufwendig und zeitintensiv. Gerade für grosse Unternehmen mit umfassenden ERP-Lösungen ist es wichtig, sich daher zeitnah mit einer Lösung zu beschäftigen.

Ein grossteil der KMUs liefert zumindest teilweise an staatliche Einrichtungen und Behörden, damit sind sie in Zukunft verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Und wer zumindest teilweise E-Rechnungen schickt, sollte die gewonnene Effizienz nutzen und ausschliesslich auf E-Rechnungen setzen. Damit dies klappt und eine Zahlung der Rechnungen seitens der Behörden erfolgen kann, ist eine rechtzeitige Umstellung und Informationseinholung unerlässlich.

Welche Erfahrungen wir mit der XRechnung im Planspiel gemacht haben

In dem Planspiel hat sich die Erfahrung aus der Praxis bestätigt, dass insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen nicht ausreichend über die Abläufe, Gesetzesänderungen und Vorteile einer elektronischen Rechnungsstellung informiert sind. Das wird voraussichtlich bei der Umsetzung der XRechnung noch zu umfangreicheren Schwierigkeiten führen. In Deutschland fallen mit über 99% der Unternehmen besonders viele Firmen in den Bereich KMU. Das verdeutlicht, wie viel Arbeit noch notwendig ist, um alle Unternehmen zunächst über die E-Rechnung zu informieren und dann auch tatsächlich eine Lösung zu implementieren.

Die Unterschiede in den Dateiformaten, Semantik und Syntax sind oftmals nicht ausreichend bekannt, was zum Problem werden könnte bei der kommenden Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für viele Unternehmen. In den Augen vieler KMUs handelt es sich bei einer PDF-Datei bereits um eine elektronische Rechnung. Es ist wichtig herauszustellen, dass eine PDF-Rechnung, wenngleich eine elektronische Rechnung, keine echte E-Rechnung ist.

Eine echte E-Rechnung liegt in einem strukturierten Format vor und kann problemlos von entsprechenden Programmen “verstanden” und verarbeitet werden. PDF-Rechnungen sind praktisch Bilder, die nur von Menschen korrekt wahrgenommen und verstanden werden können, obgleich sie “digital” am Computer vorliegen.

Diese Änderungen kommen mit der XRechnung auf Unternehmen zu

Zwei grosse Punkte, die im Bereich XRechnung überarbeitet werden müssen, sind beispielsweise die Darstellung von Rabatten und der Versand von Sammelrechnungen. Letztere sollten zukünftig nur noch als Einzelrechnungen verschickt werden, damit sie elektronisch und automatisiert verarbeitet werden können. Nur so können sämtliche Informationen auf Positionsebene auch tatsächlich in dem strukturierten Format übertragen werden.

Hintergrund ist die europäische Norm EN16931. Diese setzt das Prinzip voraus, dass sich eine Rechnung nur auf genau einen Vertrag und/oder eine Lieferung beziehen darf. Sammelrechnungen mit mehreren Bestellbezügen und/oder mehreren Lieferorten müssen deswegen in Einzelrechnungen pro Bestellung und/oder pro Lieferort aufgelöst werden. Zwar könnten alternativ übergangsweise auch Angaben zu den unterschiedlichen Lieferorten in den Zusatzfeldern angegeben werden, dies hat jedoch einen gravierenden Nachteil. Diese Informationen können nicht mehr automatisiert vom System verarbeitet werden, was sehr viel manuelle Arbeit erfordert. Dies steht der Idee einer effizienteren E-Rechnung komplett entgegen. Daher werden insbesondere für Sammelrechnungen Anpassungen erforderlich.

Diese Ausnahme gilt grundsätzlich für sämtliche Informationen, die in dem Format XRechnung nicht explizit vorgesehen sind, aber vom Rechnungssender trotzdem geschickt werden. Im Planspiel wurden beim Mapping einige Informationen identifiziert, die nicht im XRechnung-Standard vorgesehen sind. Hier muss geprüft werden, ob diese Informationen ausgelassen werden können oder das Format XRechnung dahingehend überarbeitet werden sollte. Das Verwenden von Freitexten in der XRechnung ist eine nur begrenzt geeignete Übergangslösung, da diese Informationen zwangsläufig manuell von Menschen bearbeitet werden müssen.

Ziel für Unternehmen sollte es sein, das volle Potenzial auszuschöpfen

Die elektronische Rechnung kann nur dann ihr volles Potenzial erreichen, wenn eine durchgehende elektronische Verarbeitung stattfindet. Darüber hinaus wird in dem Planspiel deutlich, dass Unternehmen als strategisches Ziel ausgeben sollten, nicht nur die Rechnung elektronisch zu verarbeiten, sondern die gesamte Supply Chain zu digitalisieren. In einem ersten Schritt betrifft dies vor allem elektronische Bestellungen und elektronische Lieferscheine. Sobald sämtliche Informationen digital vorliegen, erleichtert die Digitalisierung eine Automatisierung von Prozessen z. B. ein automatisierter Lagerabgleich oder Freigabe von Bestellungen und Zahlungen. Das Potenzial für Effizienzsteigerung ist gewaltig, gerade auch im Bereich von KMUs.

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