Das Kreditorenmanagement ist die Grundlage für eine schnelle und effiziente Bearbeitung der eingehenden Rechnungen. So sparen Sie viele mühsame und kostenintensive manuelle Arbeitsschritte. Digitale Rechnungen erleichtern und beschleunigen Ihren gesamten Rechnungsprozess von der Rechnungsstellung bis zur Freigabe. Verzichten Sie auf Papierberge und befreien Sie Ihre Mitarbeiter von monotoner Arbeit.
Mit unserem Modul Kreditorenmanagement bearbeiten Sie alle eingehenden Rechnungen an einer Stelle. Für jede Rechnungsart kann ein individueller Workflow programmiert werden. Für die Genehmigung können Sie in diesem Workflow Kommentare und Notizen erfassen und Ihren Kollegen zur Prüfung weiterleiten. So wird ein kontinuierlicher Ablauf unter gleichzeitiger Einhaltung Ihrer Compliance Regeln ermöglicht und gleichzeitig ein “Liegenbleib en” von Rechnungen verhindert. Das sichert die pünktliche Bezahlung Ihrer Lieferanten unter Einhaltung optimaler Ausnutzung aller Skonti, aber auch die Revisionssicherheit.
Die Rechnungen fliessen individuell über ein zentrales Cockpit ein. Dies kann mittels unserem Modul EDI-Netzwerk voll automatisiert erfolgen oder die Rechnung kann manuell hochgeladen werden. Geprüfte und kontierte Rechnungen können über eine Schnittstelle in Ihr führendes Buchungssystem übermittelt werden, was ein effizientes, abteilungsübergreifendes Arbeiten ermöglicht.
Das Kernstück von unserem Rechnungsmodul ist das übersichtliche Dashboard. In einer einzigen anschaulichen Übersicht sehen Sie hier sämtliche Eingangsrechnungen auf einen Blick – inklusive aktuellem Bearbeitungsstand und To-Do’s. Wie die Rechnungen eingehen und in welchem Format sie vorliegen, ist unerheblich: Die Rechnungen können einfach als PDF per Klick hochgeladen, oder bequem über unser EDI-Netzwerk direkt im Rechnungsmodul empfangen und weiterverarbeitet werden. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Format die Rechnungen (PDF, XML, EDIFACT, etc.) angeliefert und auf welchem Kommunikationsweg (Mail, SFTP, AS2, Webservice) die Rechnungsdaten übermittelt werden.
In Kombination mit diesem Modul kann der Automatisierungsgrad Ihrer Rechnungsverarbeitung massiv erhöht werden.
Bei Rechnungen mit Bestellbezug gleicht unsere Software die erfassten Daten mit den bereits vorhandenen Informationen ab, wie zum Beispiel die Bestell- und Lieferantendaten sowie Kontierungsdaten. Wird eine Unstimmigkeit erkannt, beispielsweise eine Preis- oder Mengenabweichung, kann ein vordefinierter Klärungsworkflow automatisch gestartet werden.
Sobald alle Rechnungsdaten übereinstimmen, kann die Rechnung kontiert und mittels einem Workflow über einen ein- oder mehrstufigen Freigabeprozess die Zahlungsfreigabe erteilt werden. Anschliessend erfolgt die Datenübermittlung der Rechnungs- und Kontierungsdaten in das Buchhaltungssystem, womit die Rechnung in den Zahlungslauf gebracht werden kann. Mit dem integrierten Genehmigungs-Workflow können die Mitarbeiter übrigens auch mobil per Smartphone ihre Freigaben erteilen.
Durch die Statusanzeige behalten Sie jederzeit den Überblick in welchem Schritt sich die Rechnung befindet oder welcher noch ansteht. Auch die gesamte Historie eines Zyklus vom Eingang bis zur Genehmigung haben Sie pro Rechnungs-Vorgang im Griff. Das Journal zeigt Ihnen welche Schritte im Detail durchlaufen wurden.
“Digitalisierung bedeutet Revolution. Und Revolution bedarf Weitsicht, Stärke, Einsatz und Kreativität. Mit io-market haben wir einen Partner gefunden mit dem wir das heute von morgen meistern werden. Denn wir glauben, dass die Digitalisierung nie aus der Mode geraten wird.”Alexander Moser, Head of A-IT LAVEBA, customer accounts payable management
