Mit der Einführung eines neuen ERP-System wagte sich die Käppeli Gruppe an die Digitalisierung der Kreditorenprozesse und das mit Erfolg. Ein Bauunternehmen wie die Käppeli Gruppe sieht sich vielen Herausforderungen ausgesetzt. Dabei ist nicht nur massgebend, dass es draussen auf den Bauareals reibungslos klappt und alles organisiert ist, auch die administrativen Prozesse geizen nicht mit Optimierungspotenzial und das will genutzt sein.

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Erfahren Sie mehr über die Partnerschaft von io-market und der Käppeli Gruppe

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Ein digitalisierter Kreditorenprozess bringt viele Vorteile mit sich. Und die Käppeli-Bianchi-Firmengruppe, die seit über 100 Jahren in der Baubranche tätig ist, scheute sich nicht, den Tatsachen ins Auge zu sehen. Manuelle Rechnungsverarbeitung birgt ein gewisses Risiko. Fehleranfälligkeit kann zu langen Suchaktionen führen, lange Durchlaufzeiten erschweren das Einhalten der Zahlungsziele oder den Skontiabzug und Lieferanteninformationen sind aufwändig zu pflegen.

Doch so eine Umstellung auf die elektronische Rechnung und somit auf einen automatisierten Kreditorenprozess braucht seine Zeit. Das waren sich die Treiber des Projekts im Klaren und fanden mit io-market einen kompetenten Partner, der erfahrungsgemäss eine sanfte Einführung empfahl.

Bei der Digitalisierung der Kreditorenprozesse lag die Herausforderung bei der elektronischen Integration der Lieferanten. Anstelle von halbautomatisierten Prozessen z.B. den Empfang von PDF’s mit anschliessender manueller Erfassung im ERP-System, wurde eine automatisierte Rechnungserfassung mittels Schnittstelle bevorzugt.

In der ersten Optimierungsphase wurden dann sämtliche Rechnungen von io-market maschinenlesbar aufbereitet, womit bereits die manuelle Erfassung im ERP-System entfiel.

In der zweiten Phase informierte die Käppeli Gruppe ihre Lieferanten schriftlich über die gewünschten Neuerungen im Rechnungshandling und übergab dann der Firma io-market die weitere Integrationsarbeit. Die Projektverantwortlichen von Käppeli muss-ten sich somit nicht mit angeblichen Hindernissen der Lieferanten abmühen. io-market kennt mittlerweile, nach 20 Jahren Erfahrung auf dem e-business Markt die Bedenken der Lieferanten und kann diesen mit attraktiven Lösungswegen problemlos entgegenhalten.

Mit io-market haben wir einen innovativen Partner gefunden, der unsere wichtigsten Anforderungen erfüllen konnte und uns darüber hinaus noch einen möglichst raschen ROI zusicherte.

Remo Bianchi, CEO Käppeli Bau AG

Auch wenn ein Lieferant heute den Sinn von einer vollintegrierten elektronischen Lösung mit Schnittstelle noch nicht sieht, hat er keinen Grund, seine Kunden nicht digital zu bedienen. Auch eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail reicht theoretisch aus und die Käppeli Gruppe spürt nicht einmal, dass der Lieferant ihn schnittstellenlos bedient. So einfach und doch so entscheidend.

Step-by-Step Lösungsansatz

Bereits 1910 fand die Gründung der heutigen Käppeli Bau AG statt und in den nun über 100 Jahren hat sich vieles für das führende und erfolgreiche Bauunternehmen aus dem Sarganserland geändert. Mittlerweile beschäftigt das Unternehmen 200 Mitarbeiter und hat einen gigantischen Fuhrpark im Einsatz. Circa 900 lokale und nationale Lieferanten bedienen den Bau- und Logistikprofi rund um die Uhr, damit dieser seinen zahlreichen Aufträgen zeitgerecht nachgehen kann. Da war ein neues ERP-System schon längere Zeit in Planung und dies führten sie im 2015 erfolgreich ein. Getragen von einer zielgerichteten und erfolgreichen ERP-Einführung, entschieden sie sich Ende 2015 für die Digitalisierung der Kreditorenprozesses.

Die Meilensteine als Grundlage zum Erfolg

Step 1: Entscheid und Anbindung
Mit dem Entscheid und einem klaren Umsetzungskonzept im Rucksack wird durch die Schnittstelle von der Käppeli Gruppe der Startschuss für das E-Rechnungsprojekt gelegt.

Step 2: Intelligente Scannings- und Texterkennungslösung
Damit die Käppeli Gruppe möglichst rasch Optimierungserfolge verzeichnen kann, senden sie sämtliche Rechnungen eingescannt an io-market, wo diese wiederum maschinenlesbar aufbereitet und ins ERP-System übermittelt werden.

Step 3: Lieferantenintegration
io-market übernimmt die Integrationsgespräche mit den Lieferanten und setzt die gewünschten Lösungswege gemäss einem gut organisierten Zeitplan um.

Schritt 4: Rasche Anbindung der Lieferanten
Aufgrund der Vielzahl von Anbindungsvarianten, die io-market mit gate2b anbietet, konnten innert kürzester Zeit viele Lieferanten aus ganz Europa implementiert werden.

Lessons learned
Obwohl noch nicht alle Lieferanten eingebunden waren, rechnete Käppeli bereits mit etwa 35% Kosteneinsparung im Rechnungseingang. io-market weiss, dass solche raschen Benefits entscheidend sind, um solche Projekte zu einem erfolgreichen Abschluss zu führen. Die Käppeli-Bianchi-Gruppe hat ihren Firmensitz zwar in der Nähe von io-markets Hauptsitz, was jedoch in keiner Weise Einfluss auf ein gewinnbringendes Projekt hat. Dadurch, dass alle Lösungen online abrufbar sind, ist weder io-market noch der Kunde orts- und zeitabhängig gebunden, um den Projektarbeiten nachzugehen.

Kunden
Käppeli Bau AG / Käppeli Logistik AG / Käppeli Digital AG / Käppeli Umwelt AG /  Mürli AG / Technobit AG / Rotomag AG / Kalberer AG

Branche
Bauunternehmen mit Schwerpunkt im Strassenbau, Tiefbau, Hochbau, Rückbau und Geomatik