Die elektronischen Rechnungen sind noch immer nicht in allen Unternehmen angekommen. Zu dem Ergebnis kommt das renommierte deutsche Forschungsinstitut Fraunhofer IAO in der jetzt veröffentlichten Studie “Papierloses Büro und E-Invoicing”. Demnach setzen noch immer rund zwei Drittel der befragten Unternehmen auf keine elektronische Rechnungsverarbeitung, sondern nutzen Brief oder E-Mail als Rechnungsversand. Nur rund 20% der Unternehmen profitieren bereits von einer modernen EDI-Schnittstelle.

Die Vorteile für eine E-Rechnung sind dabei mannigfaltig. Klassische Papierrechnungen bereiten dem Controlling und der Finanzbuchhaltung viel Kopfschmerzen: Verloren gegangene Dokumente, falsche oder fehlende Informationen und mangelnde Übereinstimmung mit anderen Geschäftsdokumenten sind nur einige der Unzulänglichkeiten von nicht digitalen Rechnungen. In der Studie geben 38% der Befragten an, dass sie mehr als 5.000 Rechnungen pro Woche verarbeiten. Diese Menge händisch zu verarbeiten verschlingt unglaublich viel Zeit, ist fehleranfällig und verringert schliesslich auch die Effizienz im Unternehmen.

E-Rechnung Rechnungssteller werden

Immer mehr Unternehmen planen daher auch die Einführung einer Softwarelösung, um den Rechnungsprozess zu beschleunigen. Über ein Viertel der Unternehmen geben an, in den nächsten zwei bis fünf Jahren eine Lösung finden zu wollen. Immerhin fast 50% planen noch dieses Jahr eine Lösung einzuführen. Aus gutem Grund: Die Zeit drängt. Bis zum Jahr 2020 soll die elektronische Rechnungsstellung in der Europäischen Union zum Standard werden, so der Plan der Europäischen Kommission. Wir haben bereits berichtet, dass Behörden aufgrund dieser EU-Richtlinie in Zukunft auf E-Rechnungen setzen müssen.

Stand heute ist die globale Rechnungslandschaft sehr zer­klüf­tet. Unterschiedliche Schnittstellen und wenig einheitliche Standards erschweren die Verbreitung der E-Rechnung. Der Studie zufolge mangelt es oft an einem Projektverantwortlichen im Unternehmen für die Umsetzung einer E-Rechnung, sowie organisatorische und technische Bedenken. Das größte Hindernis aber scheinen die Geschäftspartner der Unternehmen zu sein. Diese seien oftmals technisch noch nicht bereit und können keine elektronischen Rechnungen verarbeiten. So die Vermutung vieler Unternehmen. Dies ist jedoch oftmals ein Trugschluss.

Einfach elektronische Rechnung erstellen

Ein klar strukturierter und einfacher onboarding-Prozess erleichtert Unternehmen jeglicher Größe die Einführung von digitalen Rechnungen. Für einen großen Kunden aus dem Automotiv-Bereich haben wir beispielsweise ein übersichtliches onboarding-Portal für die Geschäftspartner in mehreren Sprachen geschaffen. Modulare und cloud-basierte Lösungen wie die von io-market, erlauben es weltweiten Konzernen genauso wie kleinen Unternehmen ihre Rechnungen digital abzuwickeln. io-market liefert auch Lösungen um bestehende Papier- oder PDF-Rechnungen zu digitalisieren. Die Software von io-market überführt eine klassische Rechnung in eine maschinenlesbare XML-Datei. Eines der größten Hindernisse bei der Einführung lässt sich also leicht beiseite räumen.

Die Studie macht auch deutlich, wie wichtig ein benutzerfreundliches und übersichtliches Tool zum Verwalten der E-Rechnungen ist. Diese Erfahrungen haben auch wir von io-market gemacht. Daher setzt io-market auf eine innovative Lösung, die sich problemlos in bestehende ERP-Systeme integrieren lässt und eine ansprechende Benutzeroberfläche für die Mitarbeiter liefert.

Die Studie des Fraunhofer Institutes zeigt deutlich die Vorteile der Unternehmen nach Einführung von E-Rechnungen auf. Alle befragten Unternehmen profitieren von folgenden Verbesserungen nach der Einführung von E-Rechnungen:

  • enorme Zeitersparnis
  • höhere Transparenz
  • Kostenersparnis
  • geringere Fehlerquote
  • Liquiditätsverbesserungen (Skontoverluste vermeiden)
  • bessere Partnerbeziehungen (dank professionellem Rechnungsmanagement)

E-Rechnungen stärken die Transparenz

Besonders ausschlaggebend für viele Unternehmen ist dabei die höhere Transparenz, wie die Studie feststellt. Schließlich müssen die Rechnungen und Lieferdokumente immer mehr Abteilungen und Verantwortlichen zugänglich gemacht werden. Insbesondere bei Unternehmen, die über unterschiedliche Standorte verfügen, wird die Transparenz geschätzt. Die Mitarbeiter müssen gemeinsam arbeiten “ohne Rücksicht auf Zeitzonen oder den geografischen Standort – Rechnungen müssen jederzeit und überall zugänglich sein,” konstatiert die Studie.

Mit der Einführung einer E-Rechnung sind auch viele Vorteile im Bereich des Eingangsrechnungsworkflows verbunden. Der Abgleich einer Rechnung mit der Bestellung erfolgt im Optimalfall automatisch und die Freigabe vom Vorgesetzten passiert umgehend und unkompliziert über das eine Software Workflow-Tool.

Diese zahlreichen Vorteile überzeugen immer mehr Unternehmen von der Einführung einer E-Rechnung. Die Kostenersparnisse sind enorm und können bereits kurz nach Projektstart realisiert werden. Die Projektdauer fällt dabei oft erstaunlich kurz aus. In über 75% der Fälle beträgt die Projektdauer zur Einführung einer E-Rechnung zwischen einem und zwölf Monaten. Oftmals sind die Projekte schon in wenigen Monaten abgeschlossen.

Unternehmen bieten sich somit viele Vorteile durch die Nutzung von digitalen Rechnungen. Haben Sie Fragen zur Umsetzung oder konkreten Vorteilen für Ihr Unternehmen? Sprechen Sie uns ganz unverbindlich an. Wir besprechen, wie Sie Ihre Rechnungen digitalisieren können und die Transparenz der Prozesse erhöhen.