“Was genau bringt mir denn eine elektronische Rechnung,” fragen uns Kunden immer wieder. Der Nutzen ist vielen Unternehmen noch immer unbekannt. “Das klappt auch so,” hören wir oft. Ich kann auch auf dem Schiff den Atlantik überqueren, nur mit dem Flugzeug ist es deutlich schneller. Und sicherer! Wie viel schneller, haben wir einmal analysiert.

Wenn Sie als Unternehmer entscheiden müssen, ob sich der Umstieg auf eine elektronische Rechnungsbearbeitung lohnt, achten Sie auf einen Effizienzgewinn und Kosteneinsparungen. Wie viel effizienter Sie mit digitalen Rechnungen werden, soll dieser Artikel zeigen. In einem früheren Artikel haben wir bereits untersucht, wieso elektronische Rechnungen auch erheblich besser sind für die Umwelt.

Prozesse erfassen

In einem ersten Schritt gilt es, die bestehenden Prozesse zu verstehen und zu analysieren. Der exakte Prozessablauf einer manuellen Rechnungsbearbeitung schwankt von Unternehmen zu Unternehmen erheblich. Wir besprechen im Folgenden einen durchschnittlichen Vorgang und orientieren uns an einer Studie der Goethe-Universität in Frankfurt.

Die eingehende Rechnung muss zuerst in der Postabteilung geöffnet und mit einem Posteingangsstempel versehen werden. Im zweiten Schritt erfolgt die interne Zustellung zur entsprechenden Rechnungsbearbeitung. Insbesondere bei umfangreichen Rechnungen nimmt die sachliche und rechnerische Kontrolle die meiste Zeit in Anspruch. Es müssen die Daten mit den Bestellformularen abgeglichen werden und bei Unklarheiten werden interne oder externe Nachfragen notwendig. Erst wenn alle Werte übereinstimmen, kann die Rechnung im ERP-System erfasst werden.

Der Zeitaufwand für die Erfassung im Computer schwankt dabei erheblich je nach Geschwindigkeit der IT-Systeme. Ältere Computer bleiben häufig hängen, sodass die Eingabe sehr mühsam wird. Darüber hinaus schleichen sich in der Erfassung häufig kleine Flüchtigkeitsfehler und Zahlendreher ein, die später aufwendig zu korrigieren sind.

Abschliessend erfolgt eine Überprüfung und Freigabe durch einen – oder gegebenenfalls mehrere – Vorgesetzten. Die Rechnungen müssen mit einem Laufzettel versehen intern weitergeleitet werden. Die verantwortlichen Abteilungen zeichnen die Rechnung ab. Eine Übersicht, wann die Rechnung wo ist, fehlt oftmals. Bei mehrstufigen Freigaben, steigt der zeitliche Aufwand also extrem an.

Wie lange brauchen Sie für eine Rechnung?

Schnell wird klar, aus “mal eben eine Rechnung erfassen” wird nichts. Der Prozess ist aufwendig, fehleranfällig und involviert unnötig viele Personen. Zum Glück geht es viel effizienter und schneller. Die Forscher der Universität in Frankfurt schätzen den gesamten Zeitumfang auf über 20 Minuten für eine durchschnittliche Rechnung. Sobald mehrstufige Freigaben hinzukommen oder sich Fehler bei der Erfassung einschleichen, steigt der Wert überproportional an.

Dieser Zeitaufwand lässt sich in einem zweiten Schritt direkt auf die Personalkosten umlegen. Hier ist es etwas schwieriger einen einheitlichen Wert zu finden. Der Vorgesetzte zur Freigabe verfügt über einen höheren kalkulatorischen Stundenlohn als die Mitarbeiter in der Postabteilung. Darüber hinaus schwanken die Personalkosten je nach Branche und Region sehr stark. Zur Vereinfachung ist es daher oft sinnvoll, näherungsweise mit einem durchschnittlichen Personalkostensatz zu rechnen.

Über eine schnell eingerichtete EDI-Schnittstelle wird die Rechnung automatisch zugestellt und im elektronischen Workflow-Tool bearbeitet. Eine händische Kontrolle oder Erfassung ist nicht mehr notwendig. Auf Wunsch kann die Rechnung sogar automatisch mit den digitalen Bestelldokumenten und dem Lieferschein abgeglichen werden. Die Mitarbeiter sparen jeden Tag erheblich an Zeit und können sich anderen, wichtigeren Aufgaben im Betrieb widmen.

Der Freigabeprozess wird in mehrfacher Hinsicht optimiert. Der Zeitgewinn ist ein grosser Vorteil, doch auch die Transparenz steigt aufgrund des Workflow-Tools erheblich. Bei neuen Rechnungen erscheint automatisch eine Benachrichtigung bei den zuständigen Personen oder Abteilungen. Ein lästiges Einholen der Unterschrift und Finden von Ansprechpartnern innerhalb des Unternehmens entfällt. Vorgesetzte können digital, auch von Unterwegs auf Dienstreise, bequem ihre Freigabe erteilen.

Rechnungen fünfmal schneller bearbeiten

Der Zeitgewinn über den ganzen Prozess ist enorm: Inklusive Freigabe ist der gesamte Rechnungsprozess in unter fünf Minuten abgeschlossen. Das entspricht einer Senkung um rund 75%. Das schlägt sich nahezu 1:1 auf die Personalkosten nieder. Die Einrichtung der io-market Lösungen erfolgen dabei modular und unkompliziert. Unternehmen können also in einem ersten Schritt beispielsweise den Rechnungsausgang digitalisieren und erst später den Rechnungseingang aufschalten. Die Produkte lassen sich beliebig den Ansprüchen nach konfigurieren. 

Ein Beispiel: Bei einer Zeitersparnis von 20 Minuten und einem kalkulatorischen All-in Stundensatz von CHF 30.00, lassen sich somit CHF 10.00 pro Rechnung sparen. Bei 200 Rechnungen im Monat sind das bereits CHF 2’000.00 pro Monat oder CHF 24’000 im Geschäftsjahr.

Neben der direkten Kostenreduktion ist die erhöhte Transparenz und Effizienzsteigerung ausschlaggebend. Über ein benutzerfreundliches Workflow-Tool erhalten alle Entscheider und Abteilungen in einem Unternehmen Überblick über den Stand der Rechnung und den Freigabeprozess. Es ist immer klar definiert, wer welche Rechnung freigibt. Genauso erfolgt die Freigabe transparent und übersichtlich an einem Ort. Eine manuelle Bearbeitung ist später nur noch für einen Bruchteil der Rechnungen notwendig, welche Sie nicht digital erhalten. Das kann zum Beispiel eine einmalige Geschäftsbeziehung sein.

Das E-Archive: sicher verwahrt

Nach der Rechnungsverarbeitung und Freigabe ist der Prozess für viele Unternehmen jedoch noch nicht abgeschlossen. Die Rechnungen müssen langfristig, oftmals 10 Jahre, archiviert werden. Das erfordert nicht selten erneut einen erheblichen Zeitaufwand von den Mitarbeitern, der in der obigen Analyse noch gar nicht berücksichtigt ist. Die Rechnung kann zum einen digital archiviert werden oder klassisch in Ordnern und Schränken verwahrt werden. In beiden Fällen wird manuelle Arbeit notwendig und bei letzterem besteht zusätzlich die Gefahr des Verlusts oder Beschädigung der Dokumente – etwa bei einem Brand. io-market bietet seinen Kunden daher eine durchgehend digitale Lösung an, die keine einzige Sekunde extra in Anspruch nimmt. Jede Rechnung wird automatisch bei uns sicher und rechtsgültig aufbewahrt.

Sie und Ihre Lieferanten – eine starke Partnerschaft

Für einen reibungslosen Ablauf unterstützen wir auch die Digitalisierung der Rechnungen von Ihren Lieferanten und Geschäftspartnern. io-market richtet zum leichteren onBoarding bei grossen Kunden ein Online-Tool ein, sodass alle Ihre Lieferanten und Geschäftspartner sich darüber bequem informieren können. Sie erhalten umfassende Informationen und Anleitungen, wie Sie ihnen die Rechnungen digital erstellen. Kleine Betriebe schicken zwar oft die Rechnung per E-Mail, wieso das aber nicht als E-Rechnung funktioniert, haben wir hier ausführlich zusammengefasst. Ihre Lieferanten können sich über das Portal anmelden und für einen Weg entscheiden, wie sie die Rechnung in Zukunft zustellen wollen. Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung. So sparen Sie und Ihre Lieferanten gemeinsam erheblich an Zeit und Kosten.

Überprüfen Sie ganz einfach Ihren Aufwand

Sie erfassen Ihre Rechnungen noch auf Papier und überlegen auf einen elektronischen Versand umzustellen? Schauen Sie sich die einzelnen Schritte auf der untenstehenden Grafik an und analysieren Sie Ihren IST-Zeitverbrauch. Wie lange schätzen Sie die Dauer der einzelnen Schritte? Bitten Sie Ihre Mitarbeiter einfach bei einer exemplarischen Rechnung auf die Uhr zu schauen. Viele Vorgänge dauern viel länger, als Sie auf den ersten Blick vermuten würden. Für eine korrekte Analyse lohnt es sich einmal genauer hinzuschauen und nicht nach dem Bauchgefühl zu gehen. In dem SOLL-Zeitverbrauch sehen Sie die mögliche Ersparnis in den einzelnen Schritten. Für eine konkrete Kostenberechnung pro Rechnung können Sie überschlagsmäßig die Zeitdifferenz mit den kalkulatorischen Lohnkosten (inklusive Lohnnebenkosten) verrechnen. So bestimmen Sie schnell die direkten Kosten für die Bearbeitung einer einzelnen Rechnung. Diesen Betrag können Sie anhand der jährlich anfallenden Rechnungen multiplizieren. Wenn Ihnen die Kosten zu hoch erscheinen, gibt es eine gute Nachricht. Diese Kosten können Sie sparen.

Wollen Sie viel Zeit bei der Rechnungsbearbeitung gewinnen? Sprechen Sie uns auf unsere Lösungen für kleine und große Unternehmen an.