Briefe, Papierstapel und Aktenordner haben schon bald komplett ausgedient, denn die Wirtschaft macht bei der Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse gerade in diesem Jahr ganz schön Druck. Die Corona-Pandemie stellt die Arbeitswelt enorm auf den Kopf: Büroflächen werden verkleinert, Geschäftsreisen abgesagt und das Homeoffice scheint nicht mehr aufzuhalten. Und nun beschleunigt die Krise auch das Ende der klassischen Briefpost, wie eine Umfrage des bekannten Digitalverbands Bitkom in der neuen Studie “Bitkom Digital Office Index 2020” zeigt. So sagt die Mehrheit der Geschäftsführer und Vorstände, dass ihr Unternehmen das Ziel verfolge, Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Den Bürgern könnte diese Entscheidung künftig viel Papierkram ersparen!

Das „Digital Office“ setzt sich immer mehr durch

Das digitale Office setzt sich in der Wirtschaft immer deutlicher durch und ist in den vergangenen Monaten zu einem der wichtigsten Inbegriffe für die Arbeitsfähigkeit und Zusammenarbeit in einer Vielzahl von Unternehmen geworden. Laut Peter Collenbusch, dem Vorsitzenden des Kompetenzbereichs Digital Office im Bitkom gilt nämlich folgendes: Je digitaler Firmen ausgestellt sind und je etablierte die digitalen Prozesse sind, desto besser kommen sie durch die aktuell äußerst herausfordernde Zeit. Ebenso ist er der Meinung, dass die zukünftigen Geschäftsprozesse der modernen Unternehmen ausschließlich digital laufen werden, denn die Corona-Krise hat dem Digital Office einen weiteren Boost verliehen.

Der Digital Office Index 2020: Ergebnisse

Der sogenannte Digital Office Index, kurz auch DOI verdeutlicht die Fortschritte der Digitalisierung von Brief- und Verwaltungsprozessen. Er wurde auf Basis von insgesamt 58 Indikatoren der Bitkom Studien gebildet: Auf einer Skala von 0 bis 100 steht 0 für „überhaupt nicht digitalisiert“ und 100 für „vollständig digitalisiert“.

Großunternehmen mit 500 Mitarbeitern und mehr sind in Sachen digitale Kommunikation sehr gut aufgestellt. Sie erzielen einen Indexwert von 67 Punkten. Ihnen gelingt es also schon sehr gut die Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Aber auch hier ist noch viel Potenzial möglich, wenn auch auf einem höheren Niveau. Bei den mittleren Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern liegt der Wert bei 59. Lediglich bei den ganz kleinen Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern sind es erst 53 Punkte. Aber auch diese werden schon bald nachziehen! Der Druck auf schlankere (das heisst meist digitale) Prozesse, ist in diesem Jahr stark gewachsen.

Digitalisierungsfortschritt

86%

… geben an, dass sie Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen wollen.

81%

… nutzen Smartphones (+30 PP), 61% Onlinemeetings (+13 PP).

80%

… sagen, dass E-Rechnungen für sie relevant sind.

Quelle: Bitkom Digital Office Index 2020

Ein neuer Schritt in die Zukunft: Briefpost soll durch mehrere Kanäle ersetzt werden

Der Digitalverband geht davon aus, dass die klassische Briefpost, so wie wir sie kennen, nicht nur durch einen, sondern durch mehrere unterschiedliche Kanäle ersetzt wird. Die Firma edeXa AG beschäftigt sich z.B. mit einer Lösung, die Briefe sicher digital übermittelt. Viele Unternehmen setzen dafür bislang auf eMails, doch wirklich sicher und zuverlässig ist dies nicht. eMails gehen oft im Spam unter, können leicht manipuliert werden und haben oftmals keine besonderen Sicherheitsmerkmale: Eine Lösung wie ein eingeschriebener Brief (mit Vermerk, wann die eMail gelesen wurde) ist nicht zweifelsfrei möglich. Das Startup edeXa setzt dafür auf eine Lösung auf Basis der Blockchain Technologie von IBM.

Im Grunde genommen kann die Digitale Kommunikation als eine Art All-In-One Lösung betrachtet werden, denn es kommt schon jetzt eine Vielzahl unterschiedlicher digitaler Kommunikationswege zum Einsatz. Egal ob nun Smartphones, Videokonferenzen, Messenger-Dienste, Kollaborationstools oder soziale Medien – Unternehmen greifen immer häufiger auf die digitale Kommunikation zurück. Laut der aktuellen Bitkom Umfrage besitzt jeder zweite Festangestellte ein mobiles Arbeitsgerät mit Internetzugang. Im Sektor der Banken- und Finanzdienstleistung sind es mittlerweile sogar über 90 Prozent der Mitarbeiter. Und die aktuelle Corona Situation zeigt auch, das bpsw. Aktionärsversammlungen und Abstimmungen in Zukunft komplett online abgehalten werden könnten – das war bislang undenkbar.

E-Rechnungen könnten ebenfalls schon bald zum Standard werden

Seit dem 27. November müssen deutsche Unternehmen, die im Auftrag des Bundes agieren, Rechnungen im elektronischen Format erstellen und übermitteln. Der Digitalverband Bitkom geht zudem davon aus, dass das neueingeführte Gesetz eine Art Kettenreaktion in der weltweiten freien Wirtschaft auslösen wird, sodass sich E-Rechnungen nach und nach als Standard durchsetzen werden. Wir haben in den letzten Wochen enorm viele Anfragen von KMUs bekommen zu Umsetzung von E-Rechnungen, genau aus diesem Grund. Wir spüren bereits jetzt, dass das neue Gesetz bereits viele Unternehmen bewegt Prozesse zu digitalisieren. Völlig nachvollziehbar, denn die Rechnungsstellung und -verarbeitung wird dadurch um ein vielfaches einfacher und schneller. Die Unternehmen sparen Unmengen an Kosten und schonen dabei auch noch die Umwelt, denn schließlich wird nicht nur weniger Papier verbraucht, sondern es entfallen auch die Transportwege.

Welche Vorteile sind aufgrund der Einführung dieser Art von digitaler Lösung zu erwarten?

Das Digital Office macht die Unternehmen nicht nur zukunftssicherer, effizienter und widerstandsfähiger, sondern soll unter anderem auch die Kundenzufriedenheit und Transparenz steigern. Viele Prozesse haben derzeit etwa lange Postlaufzeiten, sind fehleranfällig oder einfach nur mühsam. Dies könnte bald mit ein paar Klicks erledigt sein. Ebenso soll der digitale Wandel auch für eine Leistungsverbesserung bei Büro- und Verwaltungsprozessen mit Externen sorgen. Bestimmte Prozesse lassen sich automatisieren, sodass die Mitarbeiter dadurch entlastet werden können. Zu guter Letzt sollten wir natürlich auch die positiven Auswirkungen auf die Datensicherheit nicht vergessen.

Unser Fazit

Der digitale Wandel lässt von alteingesessenen Industrien bis hin zum jungen Start-Up keine einzige Branche unberührt. Sehen Sie das digitale Zeitalter daher als eine neue Chance. Lassen Sie all das einfach auf sich zukommen, ganz nach dem Motto: „Embrace, don’t fight“. Schließlich vereinfacht der digitale Wandel das Leben in vielerlei Hinsicht: sei es nun die einfache und schnelle Kommunikation oder Post digitalisieren zu können und dadurch Unmenge an Papierbergen zu sparen. Die digitale Kommunikation ermöglicht uns einen neuen Schritt in die moderne Zukunft.