Wer Rechnungen an Behörden stellen möchte, darf dies in vielen Fällen bald nur noch in einem von der EU akzeptierten Format tun. In der Praxis ist dies in Deutschland meistens das Format xRechnung. Dieses Format wird in Deutschland schrittweise zum Standard und demnach auch zur Pflicht für den Zahlungsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern auf Bundesebene. Indirekt könnte somit xRechnung auch zu einem quasi Standard beim elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen werden.

Demnach sind Unternehmen, die an öffentliche Behörden des Bundes Geschäftsbeziehungen pflegen, spätestens ab dem 27. November 2020 dazu gezwungen, sich mit der Thematik xRechnungen zu beschäftigen. Spätestens ab diesem Zeitpunkt akzeptieren Bundesbehörden nämliche keinerlei Papier- oder PDF-Rechnungen mehr, sofern der Auftragswert die 1.000 Euro Marke übersteigt. Doch was hat es mit dem neuen Abrechnungsstandard auf sich? Wer muss xRechnungen verschicken und wer gilt als öffentlicher Auftraggeber? Diese und viele weitere Fragen werden wir im Nachfolgenden beantworten.

xRechnung vs. andere elektronische Rechnungsformate: Was unterscheidet sie?

Auch im aktuellen Jahr 2020 werden noch immer drei von vier Rechnungen auf Papier gedruckt und mit der Post an den Kunden geschickt. Der Anteil der elektronischen Rechnungen liegt laut der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) in Deutschland derzeit bei knapp 25 Prozent. Die meisten Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden, nutzen hierfür allerdings noch das PDF-Format. Das bringt jedoch Nachteile mit sich, denn PDF-Rechnungen entsprechen nicht den EU-Anforderungen für elektronische Rechnungen. Im Sinne des Gesetzgebers stellt ein PDF kein richtiges elektronisches Dokument dar, da es sich nicht ohne manuellen oder technischen Aufwand weiterverarbeiten lässt.

Bei der xRechnung ist das völlig anders, denn hierbei handelt es sich um ein Dateiformat, das neben dem visuellen PDF auf einem XML-Datensatz basiert. Dieser kann völlig automatisiert weiterverarbeitet werden und das komplett ohne manuelle Zuhilfe durch die händische Dateneingabe, ein Lesegerät oder einen Scanner.

Welche Unternehmen müssen ab dem 27. November 2020 xRechnungen versenden?

Abhängig vom jeweiligen Bundesland betrifft das neue Abrechnungsmodell alle Unternehmen, die Aufträge von öffentlichen Behörden erhalten. Das kann zum Beispiel der Bauunternehmer sein, der in regelmäßigen Abständen Großaufträge durchführt. Aber auch Dienstleister und Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern müssen Beträge, die höher als 1.000 Euro sind, künftig über die xRechnung abrechnen.

Ab dem 27. November 2020 wird aus der Kann – eine Muss-Lösung, denn von diesem Zeitpunkt an dürfen Unternehmen ihre Rechnungen an öffentliche Behörden nur noch im neuen Format stellen. Im Anschluss wird die Rechnung auch für die Abrechnung mit zahlreichen Landesbehörden und Kommunalverwaltungen Schritt für Schritt zur Pflicht.

​Wissenswert: Es gilt zu beachten, dass sich die Umsetzung auf Länderebene zum Teil erheblich unterscheidet. So führt Bremen die Pflicht dieser Form von Abrechnung zeitgleich mit den Bundesbehörden Ende November ein, während in Hessen das Rechnungsformat erst ab 2024 verpflichtend wird. Andere Bundesländer hingegen wie beispielsweise NRW bieten diese Form der Rechnungsstellung weiterhin nur optional an.

Wer gilt als öffentlicher Auftraggeber?

Im Gesundheits- und Sozialwirtschaftsbereich werden vor allem Krankenhäuser und Krankenkassen zu den öffentlichen Auftraggebern zählen. Aber auch Behörden wie Arbeitsagenturen, Finanzämter, die Polizei und die Bundeswehr werden schon bald mit diesem neuem Rechnungsformat zu tun haben. Gleiches gilt für Universitäten und ähnliche Einrichtungen. Viele KMUs und Konzerne stehen in einer Geschäftspartnerschaft mit solchen öffentlichen Auftraggebern: Das reicht von der Belieferung der Krankenhauskantine, über die Büroausstattung auf dem Amt bis zur Lieferung von Spezialteilen für die Flotten von Polizei und Feuerwehr.

Was sind die Vor- und Nachteile der xRechnung?

Für Unternehmen kann es durchaus lohnenswert sein, das Rechnungswesen zu digitalisieren, denn elektronische Rechnungen sparen nicht nur Zeit, sondern auch Geld und Platz. Schließlich ist eine elektronische Rechnung wie die xRechnung deutlich schneller erstellt und verschickt als eine postalische Papierrechnung. Unternehmen sorgen so für mehr Liquidität. Warum? Ganz einfach: Dadurch, dass die elektronische Rechnung viel schneller beim Kunden ist, kann oder muss dieser natürlich auch früher zahlen. Die xRechnung, einmal eingeführt, wird daher oftmals nicht nur in der Korrespondenz mit dem Staat angewendet, sondern auch zwischenbetrieblich.

Hinzu kommt, dass die Erstellung und der Versand von elektronischen Rechnungen im Vergleich zur Papiervariante bis zu der Hälfte der Kosten einsparen kann. Ebenso spart die elektronische Archivierung enorm viel Platz und in Folge dessen auch Kosten: Von nun an müssen Unternehmen nicht mehr unzählige Regalreihen mit Ordnern befüllen, denn dank dem neuen Rechnungsformat genügt es, einfach nur ausreichend Speicherplatz vorrätig zu haben – oder auf einen entsprechenden Dienstleister zu setzen.

Der größte Vorteil der xRechnung liegt allerdings darin, dass diese wie bereits erwähnt, vollkommen automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Diese Vorgehensweise spart zusätzlich Zeit und Geld ein. Laut Schätzungen der EU sollen durch diese neue Technologie europaweit Einsparungen in Milliardenhöhe erzielt werden.

Doch wie schaut es mit Nachteilen aus? Diese gibt es im Prinzip nicht direkt, da für viele Unternehmen kein Weg an der elektronischen Rechnung mehr vorbeiführt, da diese in Zukunft für die meisten Dienstleister verpflichtend wird. Bevor Sie jedoch Kosten einsparen können, sind die höheren Aufwände für die Umstellung auf xRechnung zu nennen. Jeder erstmalige Einführung einer elektronischen Rechnungsverarbeitung bedingt Projektkosten, die sich jedoch oftmals schnell aromatisieren.

Wo finden Unternehmen eine geeignete Software für die Erstellung von xRechnungen?

Auf dem Markt sind mittlerweile einige regionale und internationale Anbieter aktiv. Für Unternehmen kann es stark von Vorteil sein, ein Anbieter zu wählen, der sich nicht nur für die xRechnung stark macht, sondern bereits im Markt der elektronischen Rechnungsstellung einen aktiven Part einnimmt. Damit kann sichergestellt werden, dass auch künftige Projekte im Rahmen der Digitalisierung gestemmt werden können.

Die io-market AG betreut Kunden nicht nur in der Schweiz sondern auch in Deutschland, Europa und weltweit mit flexiblen Lösungen. Für viele Kunden ist auch relevant, dass unsere innovative Software in der Lage dazu ist, Belege revisionssicher und gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) zu archivieren, was io-market ebenfalls sicherstellen kann.

Einführung der xRechnung: Was ist hier noch nötig?

Welche Umstellungen sollten bei der Nutzung von einer elektronischen Rechnungsbearbeitung berücksichtigt werden? Wer in Zukunft auf die digitale Verarbeitung der Rechnung setzt und bspw. das Format xRechnung nutzt, sollte folgende Prozesse berücksichtigen:

  • Rechnungsstellung: Für die Abwicklung von xRechnungen ist es empfehlenswert ein separates E-Mail Postfach einzurichten.
  • Rechnungsüberprüfung: Ebenso sollten Prüfpfade erstellt werden, denn so kann die Echtheit der Rechnungen sichergestellt werden. Zudem lassen sich dadurch auch Rechnungseingänge und -aufgänge besser kontrollieren.
  • Datenschutz: Der Rechnungsversand und die Archivierung müssen stets im Einklang mit der Datenschutzverordnung (DSGVO) sein.
  • Dokumentation: Mit der neuen Abrechnungsform entstehen auch neue Dokumentationspflichten gegenüber dem Finanzamt, denn nur so können Unternehmen weiterhin den Vorsteuerabzug geltend machen

Wie lässt sich xRechnung im Unternehmen einführen

Alle Unternehmen setzen bei der Umsetzung auf einen starken Partner im Bereich EDI und elektronische Rechnungsverarbeitung. Wir von io-market unterstützen hunderte Kunden bei der täglichen Verarbeitung von elektronischen Rechnungen und stellen sicher, das jede Rechnung, jede Bestellung und viele weitere Dokumente schnell und sicher digital zugestellt werden. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch zur Einführung der xRechnung in Ihrem Unternehmen.